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MEI: como preencher o seu bloco de notas fiscais

31 de agosto de 2016

mulher fazendo anotação em nota

Quando você realiza uma venda ou uma prestação de serviço é obrigado, como MEI, a emitir nota fiscal para outras empresas, também chamadas de pessoas jurídicas. Ela serve para comprovar a transação e o recolhimento de impostos. Se não for emitida e utilizada, a ação é considerada sonegação fiscal, ou seja, crime. A emissão de nota fiscal para o consumidor final, pessoa física, é facultativo, exceto se ele exigir o comprovante. Mas você sabe como preencher o seu bloco de notas fiscais físico ou eletrônico?

Nota fiscal eletrônica

A emissão de nota fiscal eletrônica deve ser feita quando o microempreendedor individual prestar um serviço ou vender um produto para outra empresa.

Optar pela nota fiscal eletrônica traz algumas vantagens, como economia com os custos de impressão, facilidade para arquivar os documentos e enviá-los para os clientes.

dois tipos de nota fiscal eletrônica: a NF-e e a NFS-e. A primeira é é emitida para registrar a venda de produtos, enquanto a segunda é a Nota Fiscal Eletrônica de Serviços, que diz respeito a prestação de serviço para um cliente.

Por exemplo, se você vende doces para restaurantes, deve emitir a NF-e. Mas se você trabalha como cozinheira em um serviço de buffet, deve emitir uma NFS-e.

A principal diferença entre as duas é o órgão que as emite. A NF-e é emitida pela Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado. Já a NFS-e é municipal. Portanto, cada cidade tem um padrão diferente.

Como emitir NF-e

Primeiro, você deve ter se formalizado como microempreendedor e recebido o número do seu CNPJ. Para emitir as notas, entre no Posto Fiscal Eletrônico (PFE) da Secretaria da Fazenda, clique em Download e faça um requerimento de senha.  Clique aqui para entrar no PFE de São Paulo.

Preencha o requerimento de senha online com os dados solicitados, como nome, CPF, RG, endereço da empresa, nome empresarial, inscrição estadual do negócio e CNPJ. Os dados do seu negócio constam no registro do MEI. Não se esqueça de que o nome empresarial deve ser escrito como está no seu registro, no modelo: Nome da Empresa + Número do CNPJ.

Nesse documento, você deverá escolher um dia para ir até um posto fiscal desbloquear a senha. Por exemplo, se você pretende ir na próxima sexta-feira, coloque essa data. No próprio site da Secretaria da Fazenda, em “Serviços”, você pode pesquisar os postos fiscais que ficam próximos da sua casa. Preencha no requerimento em qual unidade fará a solicitação.

Leve o requerimento, CNPJ, RG e registro do MEI no posto fiscal no dia marcado. Lá, você irá receber uma senha que deve ser usada para acessar o site da Secretaria da Fazenda.

Com a senha em mãos, emitir a nota fiscal é fácil: faça o login no site e clique em “Emitir NF online”. Coloque os dados do destinatário, o tipo de produto que está vendendo e o valor. Depois, é só emitir.

Como emitir NFS-e

Como a prefeitura de cada cidade é responsável por regular o processo, tirar NFS-e em cada município é diferente. No próprio site da prefeitura, você deverá encontrar informações e o passo a passo para se formalizar para emitir a nota fiscal eletrônica.

Em São Paulo, por exemplo, o primeiro passo é fazer o cadastro gratuito para criar um usuário e senha. Depois, você deve imprimir o formulário de desbloqueio e entregá-lo em alguma praça de atendimento das subprefeituras de São Paulo, junto com CPF, RG e o registro do MEI. Lá, sua senha será desbloqueada.

O próximo passo é se cadastrar no Programa Nota Fiscal Paulistana. Acesse este link, entre com a senha desbloqueada e siga os passos indicados. Se você é MEI, especifique, no cadastro, que você é um microempreendedor individual.

Feito o cadastro, chegou a hora de emitir a nota:

1 – Acesso o portal da Nota Fiscal Paulistana, digite seu CNPJ e a senha que você cadastrou.

2 – Clique em “Emissão de NFS-e”.

3 – Em “Local de Incidência”, selecione “Tributado em São Paulo”. Em “Naturação da Operação”, selecione “Normal”. Em “Tomador de Serviços”, preencha o CNPJ do seu cliente.

4 – Ao avançar, cheque se as informações do tomador de serviços está correta e preencha a discriminação de serviços e o valor da nota. Por exemplo, se você prestou serviços como depiladora, escreva: “Serviços prestados por Rosa de Souza, na função de depiladora, no mês de julho, para a empresa Beauté Depilações”.

5 – Clique em “Emitir”.

6 – Envie a nota para o seu email pessoal e para o email do prestador de serviços.

O bloco de nota fiscais físico

A opção da nota fiscal eletrônica está se tornando cada vez mais comum em grandes metrópoles, mas se esse não é o seu caso, saiba que preencher o bloco de notas fiscais não é nenhum bicho de sete cabeças. O primeiro passo é procurar a Secretaria de Fazenda Estadual (para atividades de vendas e/ou serviços de transporte intermunicipal e interestadual) ou do Município (para atividades de prestação de serviços e/ou serviços de transporte municipal) para solicitar a autorização de Impressão de Nota Fiscal (AIDF).

Com a autorização em mãos, procure uma gráfica para confeccionar o seu bloco de notas fiscais. Também é possível solicitar às Secretarias Estadual e Municipal a emissão de nota fiscal avulsa, impressa ou eletrônica. Lembre-se: o MEI deve sempre adquirir mercadorias ou serviços com documento fiscal.

O empreendedor deverá registrar, todo mês, o total das suas receitas (quanto ganhou) em uma formulário simplificado. Imprima e preencha o Relatório de Receitas Brutas Mensais, conforme modelo disponível no Portal do Empreendedor. Mantenha todas as notas fiscais emitidas tanto para compras, quanto para vendas, guardadas por, no mínimo, cinco anos a contar da data de emissão, alerta o site do Sebrae.

Uma vez por ano, você deve informar o seu faturamento anual através da Declaração Anual do MEI DASN-SIMEI, por meio do Portal do Simples Nacional, entre os dias 1 de janeiro e 31 de maio.

Como preencher seu bloco de notas fiscais como MEI

1º Campo

Razão social (nome completo da marca do microempreendedor);

2º Campo

Discriminação curta dos serviços prestados por você (“Serviços e manutenção de computadores”, por exemplo);

3º Campo

Telefone, celular, rádio, etc. (Não é obrigatório, mas quanto mais formas de contato, mais confiança seus clientes vão sentir em seu negócio);

4º Campo

E-mail ou site (somente se tiver e desejar colocar);

5º Campo

Endereço completo, conforme consta no Certificado MEI;

6º Campo

CNPJ – NIREInscrição Municipal (se você ainda não tiver o número da inscrição municipal, o campo deverá ser preenchido somente com o NIRE, o registro de legalidade da empresa na Junta Comercial do Estado);

Normalmente, as gráficas oferecem um modelo padrão para os blocos de notas fiscais, portanto com espaços dedicados ao usuário dos serviços, incluindo aí dados do cliente atendido por você, quantidade de produtos/serviços comprados, discriminação dos produtos/serviços, valor de cada um deles e o valor total da nota.

A quantidade de vias de uma nota fiscal varia de acordo com a operação realizada e cada uma delas tem uma destinação específica. A nota fiscal que for emitida em 4 vias, por exemplo, terá as seguintes destinações:

  • a 1ª via acompanhará a mercadoria para ser entregue pelo transportador ao destinatário;
  • a 2ª via ficará presa ao bloco para exibição ao fisco;
  • a 3ª via, salvo disposição em contrário, não terá fins fiscais;
  • a 4ª via acompanhará a mercadoria e poderá ser retida pelo fisco do Estado de São Paulo, mediante visto na 1ª via.

Por isso, deve-se sempre usar papel carbono atrás da primeira via antes de começar a preencher a nota fiscal. Vá em frente, arrase nas vendas e brilhe muito! Abaixo, temos um modelo para você.

Modelo de bloco de notas fiscais

É muito fácil preencher o bloco de notas fiscais. Neste modelo, nós mostramos onde vão as informações e o que você deve preencher em cada um dos espaços.

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