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Como fazer a assinatura para o seu e-mail profissional?

30 de outubro de 2016

mulher mexendo em email

Todo empreendedor que se preze precisa ter um e-mail profissional para tratar seus negócios e, com ele, uma assinatura que apresente os dados de sua empresa. Assim ficará mais fácil para quem deseja entrar em contato para obter mais informações, fazer encomendas e comprar seus produtos ou serviços. No Gmail, serviço de e-mail do Google, você consegue facilmente criar uma assinatura para o seu e-mail profissional e deixá-la no modo automático: assim, toda vez que você for responder o e-mail de alguém ou enviar uma nova mensagem, a sua assinatura aparecerá instantaneamente na tela.

Primeiramente, você precisará reunir as seguintes informações:

  • Nome completo da sua empresa;
  • Endereço comercial (se você atender em casa, insira esse endereço; se a loja ou o serviço for virtual, ignore essa informação);
  • Site ou página do Facebook (em ambos os casos, você precisa ter informações atualizadas, pois será por ali que os clientes entrarão em contato);
  • Um telefone para contato (vale até o número de seu celular, caso seja o único disponível);
  • WhatsApp (se preferir atender por mensagem e não por ligações);
  • E-mail (sim, insira mais uma vez para ninguém reclamar que não conseguiu encontrar você).

Quando a sua conta já tiver sido criada, é hora de partir para a inclusão da sua assinatura fixa. Primeiro, vá em “Configurações” dentro da sua conta (no Gmail, ela aparece dentro do símbolo de uma “engrenagem”, como se fosse a porca de um parafuso). Dentre dezenas de itens está lá a “Assinatura”: haverá um campo para que você preencha com as informações acima. Prefira fontes simples, como Times New Roman ou Arial, em tamanhos que possam ser facilmente lidos, como 11 ou 12. Evite cores, negrito e itálico: quanto mais simples e objetiva for sua assinatura de e-mail, mais eficiente será. Outra dica: evite inserir frases motivacionais ou religiosas. Isso pode refletir o que você sente, mas por outro lado pode afastar alguns clientes.

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Se você ainda não tiver o logo da sua empresa para acrescentar na assinatura do seu e-mail, não se preocupe: o mais importante é ter informações básicas para que interessados em seus produtos ou serviços tenham como acessá-lo imediatamente.

Então, recapitulando, organize as informações do seu negócio na seguinte ordem:

Nome da empresa
Endereço comercial
Site/Página do Facebook
Telefone/WhatsApp
E-mail: email@gmail.com

Quando o designer estiver pensando a identidade visual de sua empresa, peça para ele incluir no orçamento sua assinatura de e-mail. Muito provavelmente, ele vai entregar a você um arquivo em “.jpeg” com todas as informações acima e o único trabalho que você terá é o de adicionar o arquivo dentro do campo de “Assinatura” de qualquer que seja o seu e-mail profissional, Gmail ou não.

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